Deutschland - Software-Implementierung - Lieferung und Implementierung eines KI-gestützten Enterprise Resource Planning-Systems (ERP)

Die Leibniz-Institut für Resilienzforschung (LIR) gGmbH hat ihren Sitz in Mainz. Sie ist als gemeinnützige Gesellschaft selbstlos tätig, verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke und unterliegt den Rahmenbedingungen des öffentlichen Haushalts-, Zuwendungs-, Vergabe- und Tarifrechts. Zugleich arbeitet die Gesellschaft nach den Regeln großer Kapitalgesellschaften. Alle Anforderungen der Vollkosten- und Trennungsrechnung müssen erfüllt werden. Schließlich sind aus Bilanz-GuV die Unterschiede zu einer Einnahmen-Ausgabenrechnung in aggregierter Form als sogenannte Überleitung darzustellen (terminus technicus „Überleitungsrechnung“). Die LIR setzt derzeit im Personalbereich („HR“) LOGA 3 und im Finanzbereich („Finance“) RediPro ein. Beide Systeme sollen KI-gestützt in einer übergreifenden Lösung zusammengeführt werden. Das ERP-Systems soll zum 01.07.2027 vollständig betriebsfertig sein. Die LIR setzt derzeit im Personalbereich („HR“) LOGA 3 und im Finanzbereich („Finance“) RediPro ein. Beide Systeme sollen KI-gestützt in einer übergreifenden Lösung zusammengeführt werden. In HR sind damit die Leistungsbestandteile Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich), Reisekosten, elektronische Personalakte, Personalkostenplanung sowie elektronische Ausfertigung von A1-Bescheinigung und eAU angesprochen. „Finance“ umfasst internes und externes Rechnungswesen, Einkauf, Planung und Controlling sowie Drittmitteladministration. Der Auftragnehmer soll ein Angebot nebst Pflichtenheft (Beschreibung, wie der Auftragnehmer die Anforderungen umsetzen möchte) abgeben. Das Angebot umfasst die Lieferung und Implementierung des neuen ERP-Systems, die Übernahme der bestehenden LOGA-3 bzw. RediPro-Umgebungen sowie Kosten des laufenden Betriebs (Lizenzen, Hosting, Pflege, Abrechnungsfälle, Support und Customizing). Geltende Frist für die Leistungserbringung ist, dass das ERP-Systems spätestens am 01.07.2027 entsprechend den Vorgaben der Vergabeunterlagen konfiguriert ist und in einem arbeitsfähigen Zustand zur Verfügung steht. Alle Testläufe und Implementierungsschritte müssen bis zum 01.05.2027 umgesetzt worden sein, sodass ab dem 01.05.2027 eine Testphase dem produktiven Betrieb ab 01.07.2027 vorangehen kann. Die volle Funktionalität zur Bearbeitung von sämtlichen finanzbuchhalterischen Buchungen muss bereits zum 01.01.2027 zur Verfügung stehen. Das ERPSystem sollte die Konformität zum Haushaltsrecht sowie den einschlägigen Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Bundesministeriums für Finanzen entsprechen und folglich die Anforderungen der Vorschriften von GoBS, GDPdU und GoBD erfüllen. Das System ist revisionssicher. Auftraggeber und Auftragnehmer schließen einen EVB-IT Erstellungsvertrag (Anlage 04_LIR EVB-IT Vertrag-Erstellung ERP). Der Vertrag ist durch die Bieter in den markierten Passagen zu ergänzen. Im Übrigen gelten die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erstellung bzw. Anpassung von Software (Anlage AGB EVB IT ANLAGE 1 Erstellungsvertrag). Der Vertrag kommt nach erteiltem Zuschlag zum Tragen. Ferner wird ein ERP-System geliefert und implementiert, mit den Leistungsbestandteilen Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich), Reisekosten, elektronische Personalakte, Personalkostenplanung sowie elektronische Ausfertigung von A1-Bescheinigung und eAU (HR) sowie internes und externes Rechnungswesen, Einkauf, Planung & Controlling und Drittmitteladministration (Finance). Alle damit angesprochenen Prozesse sollen vollständig digital in dem System abgebildet werden können. Das System bietet folglich eine elektronische Signatur. Weitere Leistungsmerkmale: - Erstellung eines an den Vorgaben des Auftraggebers orientierten Übernahmekonzepts - Erfassung, Definition und Konfiguration der nutzerspezifischen Anforderungen - Beratende Unterstützung im Übernahmeprozess - Nutzereinweisung und Anwenderschulung - Konzept und evtl. Durchführung Migration (oder Teilmigration) Altdaten Der Auftragnehmer stellt Benutzerhandbücher und Schulungsunterlagen zur Verfügung (deutsch und englisch). Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers.