Deutschland - Event-Organisation - Veranstaltungsmanagement

2.1 Leistungsgegenstand Der Auftragnehmer erbringt umfassende Veranstaltungsmanagementdienstleistungen für diverse Veranstaltungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer tritt dabei als Lead-Agentur auf und übernimmt die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterschiedlicher Größenordnung und Art (z. B. Konferenzen, Messeteilnahmen, Workshops, Firmenfeiern, Networking-Events). Die überwiegende Zahl der Veranstaltungen dient der Information von Multiplikatoren. Dies sind zum Beispiel die Industrie- und Handelskammern, die Handwerkskammern, Wohngeldförderstellen, Jugendberufshilfeeinrichtungen, Arbeitsagenturen, Kreditinstitute oder sonstige Beratungseinrichtungen. Es werden vereinzelt auch NBank-Kunden eingeladen. 2.2 Einzusetzende Mitarbeiter Es wird pro Veranstaltung ein Leitender Eventmanager und ein stellvertretender Eventmanager eingesetzt, der dem Auftraggeber bei jedem Auftrag zur Verfügung als Ansprechperson zur Verfügung steht. Bei einer vorübergehenden Verhinderung der eingesetzten Mitarbeitenden stellt der Auftragnehmer eine geeignete Vertretung sicher. Der Auftraggeber wird hiervon im Vorfeld ohne gesonderte Aufforderung unverzüglich unterrichtet. Die Vertretung benötigt eine gleichwertige Qualifikation und Erfahrung wie der zu Vertretende. Der Auftraggeber entscheidet nach billigem Ermessen, ob die Qualifikationen und Erfahrungen der Vertretung als gleichwertig anzusehen sind. 2.3 Leistungsabruf Dargestellt wird im Folgenden der größtmögliche Aufgabenumfang aller potenziellen Leistungen. Es wird ein Rahmenvertrag geschlossen, aus dem die NBank als Auftraggeberin bei Bedarf die einzelnen Leistungen abruft, die unten gelistet sind. Es besteht kein Anspruch des Auftragsnehmers auf Ausübung einzelner Leistungen. Die Auftraggeberin ist nicht verpflichtet alle unten aufgeführten Leistungen abzurufen, der Auftragnehmer muss dennoch im Stande sein alle aufgeführten Leistungen im Zweifel zu erfüllen. Zu allen Leistungspunkten muss vor Umsetzung eine Abstimmung mit der NBank stattfinden. Immer dann, wenn die NBank die Leistungen in Anspruch nehmen möchte, sendet sie spätestens zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin eine Auftrags-Mail zusammen mit genauen Angaben der gewünschten Leistungen an den Auftragnehmer. Der Auftragnehmer muss den Auftrag innerhalb der in der Anfrage genannten Frist verbindlich bestätigen. 2.4 Die Leistungen im Überblick Der Auftragnehmer als Lead-Agentur übernimmt die folgenden Aufgaben: Lead Agentur Tätigkeiten - Zentrales Projektmanagement (Umsetzung aller Event-Maßnahmen, zentraler Hauptansprechpartner für Kunden) - Handling, Steuerung und Koordination (Schnittstellenmanagement) der beauf-tragten Unterauftragnehmer/Dienstleister (bspw. Lieferanten, Bühnenbauer, Veranstaltungspersonal) mit dem Ziel einer harmonischen und zielgerichteten Umsetzung Veranstaltungsplanung - Auswahl und Buchung von geeigneten Veranstaltungsräumlichkeiten basierend auf den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung - Organisation der Räumlichkeiten inkl. Gestaltungskonzepte; Planung der Raumaufteilung einschließlich Sitzordnung, Bühnenaufbau und Ausstellungsflächen Veranstaltungsorganisation - Bereitstellung und Bedienung bzw. Organisation der gesamten Veranstaltungstechnik im Vorfeld, während und nach der Veranstaltung inkl. Einweisung von Personal und Dienstleistern - Management des gesamten Veranstaltungsablaufes einschließlich der Regist-rierung der Teilnehmenden und Ausgabe von Materialien, Beschilderungen, Transport von Messeständen und weiteren Materialien. - Beauftragung und Vertragsabwicklung weiterer Leistungspartner (Künstler, Techniker, Caterer etc.) - Ermittlung, Buchung und Betreuung von Referenten, Moderatoren und sonstigen Mitwirkenden Veranstaltungsdurchführung - Personal vor Ort zur Verfügung stellen (zwei bis vier Hosts/Hostessen) - Briefing von max. zehn Ausstellern sowie Koordination und Betreuung wäh-rend und nach der Veranstaltung (inkl. Auf- und Abbau des NBank-Messestandes) - Qualitäts- und Erfolgskontrolle - Erstellung einer Teilnehmer- und Anwesenheitsliste - Erstellung und Bereitstellung von Reversnamensschildern Nachbereitung der Veranstaltung - Evaluation der Veranstaltung (z. B. durch Feedback-Befragung, Erfolgsanalyse etc.) und Bereitstellung der Ergebnisse Sonstige - Laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber Die Veranstaltungen sind maximal 2-tägig und finden ausschließlich in Niedersachsen statt. Es nehmen i.d.R. zwischen 100 bis 250 Personen an den Veranstaltungen teil. Mit Ausnahme vom NBank-Fest, nehmen an den Veranstaltungen maximal 250 Personen teil. Das NBank-Fest findet (aktuell) einmal jährlich statt, Es wird eine Teilnehmeranzahl von ca. 600 Personen erwartet. 3 Leistungsumfang Schätzungsweise finden neun Veranstaltungen pro Jahr statt, bzw. 36 Veranstaltungen für die gesamte maximale Vertragslaufzeit (Schätzwert). Die Höchstabnahmemenge beträgt 60 Veranstaltungen für die gesamte maxi-male Vertragslaufzeit (ein Jahr Grundlaufzeit und drei Verlängerungsoptionen á ein Jahr). 4 Leistungsort Die überwiegende Zahl der Veranstaltungen findet in Hannover statt. Im Übrigen finden die Veranstaltungen in wechselnden Regionen in Niedersachsen statt.