België - Leveren van software - Aankoop Vrije Tijd-software

Het bestuur wil een nieuw software-pakket aankopen voor de afdeling Vrije Tijd. Het doel van dit proces is het digitaal, gebruiksvriendelijk en efficiënt beheren van het volledige traject rond zaal- en ruimteverhuur. Dit traject omvat: - Aanvraag en reservatie door burgers, verenigingen, scholen of interne medewerkers - Bevestiging, opvolging en communicatie over aanvragen - Automatische toewijzing van werkposten of meldingen (poets, techniek, zaalwachter, toegangscontrole) - Prijsberekening, toekenning van juiste tarieven of vrijstellingen - Koppeling met toegang, planning en boekhouding - Facturatie of directe betaling, met opvolging van annulaties of uitzonderingen - Gebruiksvriendelijke rapportering en beleidsopvolging Het proces streeft naar een minimale manuele tussenkomst, tenzij de dienst of het bestuur expliciet kiest om bepaalde stappen bewust manueel te houden. Verder is het gericht op een duidelijke rolverdeling en maximaal hergebruik van data (zoals profielen, beschikbaarheden of reservatiehistoriek), zodat zowel de burger als de interne werking optimaal ondersteund worden.; Het doel van het proces "Inschrijvingen en deelnamebeheer" is het digitaal beheren van inschrijvingen voor activiteiten, cursussen, uitstappen of evenementen georganiseerd door de vrijetijdsdiensten. Dit omvat zowel betalende als gratis activiteiten en geldt voor verschillende doelgroepen (burgers, verenigingen, scholen...). Het systeem moet: - gebruikers in staat stellen om eenvoudig in te schrijven, eventueel voor meerdere deelnemers of sessies; - deelname opvolgbaar maken per activiteit of deelnemer; - administratie en betalingen automatisch laten verlopen; - rapportering mogelijk maken over inschrijvingen, deelnamegraad en doelgroepbereik.; Het proces "Kassa- en verkoopproces" regelt de registratie, betaling en opvolging van alle rechtstreekse verkopen die plaatsvinden aan de balie, via een kiosk of via een kassasysteem. Dit omvat onder andere de verkoop van dranken, maaltijden, producten (zoals streekproducten), UiTPAS-kaarten, beurtenkaarten én toegangstickets voor infrastructuur zoals zwembad, sporthal of vergaderzaal. Het doel is om voor burgers en medewerkers een correcte en gebruiksvriendelijke werking te garanderen met de nodige wettelijke, financiële én toegangsgerelateerde opvolging. Webshopverkoop is een digitale extensie van ditzelfde proces, met een aangepaste gebruikersinterface. Het proces "Webshopinterface en digitale afhandeling" is een kanaaluitbreiding van het kassa- en verkoopsproces, waarmee burgers zelfstandig en volledig digitaal gebruik kunnen maken van het aanbod van de vrijetijdsdiensten via een gebruiksvriendelijke en geïntegreerde webshopomgeving. Dit omvat onder meer de online verkoop van beurtenkaarten, toegangstickets, materiaalverhuur, maaltijdreservaties en inschrijvingen voor activiteiten. De webshop haalt zijn productconfiguratie, prijzen en afhandeling volledig uit het kassasysteem en volgt dezelfde regels voor validatie, toegang en betaling. Hierdoor zijn transacties via de webshop inhoudelijk gelijk aan aankopen via balie of kiosk. Het doel is om een klantgerichte digitale toegang te bieden zonder tussenkomst van medewerkers, waardoor de administratieve werklast daalt en de foutgevoeligheid vermindert.; Het doel van dit proces is om digitale en fysieke geschenkkaarten op een veilige, gebruiksvriendelijke en financieel sluitende manier aan te bieden, op te laden, te gebruiken, over te dragen en op te volgen binnen de stedelijke vrijetijdsdiensten. Dit proces ondersteunt: - Verkoop van digitale en fysieke geschenkkaarten aan burgers, organisaties of bedrijven - Opladen van saldo’s op kaarten (online of aan fysieke balies) - Gebruik als betaalmiddel binnen webshop, kassa of inschrijvingsmodules - Toekenning van saldo, vervaldatum en unieke code (QR of numeriek) - Overdracht van kaarten naar derden (bijvoorbeeld als cadeau) - Veilige verwerking van transacties en saldo-aanpassingen - Administratieve en financiële verwerking (zoals uitbetalingen aan handelaars, saldobeheer, boekhouding) - Koppeling met financiële systemen zoals Alfa - Rapportering over gebruik, saldo’s en jaarlijkse doorrol van tegoeden - Governance op rechtenstructuur, logging en toegangsbeheer Het proces vermijdt manuele handelingen waar mogelijk en ondersteunt beleidsmatig beheer van incentives, promoties of compensaties. Het is gericht op een toekomstgerichte werking met functionaliteit en gebruikerservaring vergelijkbaar met moderne cadeaubonplatformen zoals bol.com, met nadruk op transparantie, flexibiliteit en controleerbaarheid.