Belgique - Conseil en management general - PROGRAMME D'ACCOMPAGNEMENT POUR LE DEVELOPPEMENT DE LA STRATEGIE ET DE LA GOUVERNANCE

Deze opdracht is een dienstenopdracht in de zin van artikel 2, 21°, van de wet van 17 juni 2016. Zij heeft betrekking op coaching, strategische begeleiding en organisatieontwikkeling ten behoeve van overheidsbesturen. De opdracht heeft tot doel de besturen te ondersteunen via een geïntegreerde organisatorische aanpak bij het bepalen, uitvoeren en opvolgen van hun strategische doelstellingen, alsook bij de versterking van hun organisatie, hun governance, hun managementpraktijken, het beheer van hun middelen en de betrokkenheid van de verschillende actoren. Zij draagt ertoe bij de verschillende niveaus van governance en management af te stemmen op de vastgelegde strategische doelstellingen, ook in een context van verandering, transformatie of crisis, zodat een coherente en breed gedragen uitvoering van de strategieën wordt verzekerd. Deze opdracht is als volgt in percelen verdeeld: STRATEGISCHE PLANNING EN ORGANISATORISCHE VEERKRACHT Perceel 1: Begeleiding bij de opmaak van het transversaal strategisch plan (TSP) Perceel 2: Begeleiding bij de planning en optimalisatie van de middelen Perceel 3: Begeleiding bij de herziening van het organisatiekader en het organigram, met integratie van een strategische personeelsplanning (SPP) Perceel 4: Begeleiding bij de opmaak van een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) binnen een geïntegreerde aanpak van crisisbeheer UITROL EN STURING VAN DE STRATEGIE Perceel 5: Begeleiding bij portefeuillebeheer van projecten Perceel 6: Veranderingsmanagement Perceel 7: Begeleiding bij interne en externe communicatie GOVERNANCE, MANAGEMENT EN TEAMDYNAMIEK Perceel 8: Begeleiding van directie- en managementcomités Perceel 9: Individuele coaching van leidinggevenden Perceel 10: Teambegeleiding Doelgroep De Brusselse lokale besturen (gemeenten en OCMW's), evenals instellingen die opdrachten van openbaar nut vervullen binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. BEGELEIDING BIJ DE UITWERKING VAN HET TRANSVERSAAL STRATEGISCH PLAN (TSP) De GSOB begeleidt overheidsbesturen bij het bepalen, structureren en implementeren van hun strategische visie. Deze begeleiding heeft tot doel de lokale besturen te ondersteunen bij de opmaak van hun Transversaal Strategisch Plan (TSP) en bij de operationele vertaling van de beleidsdoelstellingen. De begeleiding omvat onder meer: De organisatieanalyse en de identificatie van de strategische uitdagingen; De bepaling van de fundamenten: missie, visie en waarden; De uitwerking van de strategie en het implementatieplan; De validatie, communicatie en verspreiding van het TSP; De vastlegging van de modaliteiten voor opvolging, sturing en evaluatie. De begeleiding richt zich tot de politieke mandatarissen, de gemeentesecretaris of algemeen directeur, de directiecomités en de verantwoordelijken die betrokken zijn bij het strategische traject.; BEGELEIDING VAN TEAMS De transformaties waarmee overheidsbesturen worden geconfronteerd, vereisen de ontwikkeling van nieuwe vormen van samenwerking, collectieve verantwoordelijkheid en organisatorische wendbaarheid. De GSOB begeleidt teams bij de evolutie van hun werkmethodes en samenwerkingsvormen om hun collectieve efficiëntie en hun aanpassingsvermogen te versterken. De begeleiding kan onder meer betrekking hebben op: De versterking van cohesie en samenwerking; De verbetering van werkmethodes en samenwerkingspraktijken; De ontwikkeling van collectieve verantwoordelijkheid; De aanpak van organisatorische of relationele knelpunten; De begeleiding van transformatieprojecten; De duurzame versterking van de collectieve performantie. De begeleiding richt zich tot operationele teams, diensten en werkgroepen die betrokken zijn bij veranderingsprocessen of trajecten van continue verbetering.; BEGELEIDING BIJ DE PLANNING EN OPTIMALISATIE VAN MIDDELEN In een context van toenemende budgettaire beperkingen en veranderende behoeften van burgers moeten overheidsbesturen hun vermogen versterken om hun middelen doelgericht te plannen en optimaal in te zetten. De GSOB begeleidt organisaties bij een gestructureerde aanpak om een optimale afstemming te verzekeren tussen hun opdrachten, de beschikbare middelen en de strategische doelstellingen. De begeleiding omvat onder meer: De analyse van territoriale ontwikkelingen en toekomstige behoeften; De analyse van activiteiten, processen en organisatievormen; De identificatie van kritieke competenties en ontwikkelingsbehoeften; De identificatie van efficiëntiehefbomen, onder meer door de optimalisatie van de uitgaven, de ontwikkeling van organisatorische synergieën, de gezamenlijke inzet van middelen, competenties en infrastructuur, het realiseren van schaalvoordelen en de vereenvoudiging van processen; De uitwerking en evaluatie van ontwikkelings- en optimalisatiescenario’s om de organisatorische, personele en financiële impact ervan te anticiperen en de besluitvorming te ondersteunen. Deze aanpak wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de politieke en administratieve overheden om de samenhang tussen de strategische beleidskeuzes en de operationele uitvoering ervan te waarborgen.; BEGELEIDING BIJ DE HERZIENING VAN HET ORGANISATIEKADER EN HET ORGANOGRAM De GSOB begeleidt overheidsbesturen bij de aanpassing van hun organisatiestructuur en organogram om ervoor te zorgen dat deze afgestemd blijven op de strategische doelstellingen en de evolutie van hun opdrachten. Deze begeleiding heeft tot doel een coherente organisatiestructuur tot stand te brengen, met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en hiërarchische lijnen, en een vlotte interne werking te bevorderen. De begeleiding kan onder meer betrekking hebben op: De analyse van de bestaande organisatiestructuur en de afstemming ervan op de strategische doelstellingen; De uitwerking of herziening van het organogram; De verduidelijking van verantwoordelijkheden, opdrachten en bevoegdheidsdomeinen; De identificatie van structurele aanpassingsbehoeften naar aanleiding van strategische of operationele ontwikkelingen; De begeleiding bij de implementatie van organisatorische herstructureringen. De begeleiding richt zich tot de politieke overheden, de algemeen directies en de directiecomités, met als doel een gestructureerde en coherente ontwikkeling van de overheidsorganisatie te ondersteunen.; BEGELEIDING BIJ DE UITWERKING VAN EEN BEDRIJFSCONTINUÏTEITSPLAN (BCP) BINNEN EEN GEÏNTEGREERDE AANPAK VAN CRISISBEHEERSING Overheidsbesturen opereren in een omgeving die wordt gekenmerkt door toenemende risico’s als gevolg van geopolitieke crisissen, klimaatverandering, energie-uitdagingen, cyberdreigingen en andere gebeurtenissen die de continuïteit van de openbare dienstverlening kunnen verstoren. In deze context begeleidt de GSOB organisaties bij het versterken van hun organisatorische veerkracht en het verder ontwikkelen van hun systemen voor bedrijfscontinuïteit. De begeleiding omvat onder meer: De bepaling van de doelstellingen en de reikwijdte van het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP); De identificatie van de betrokken partijen en hun verantwoordelijkheden; De analyse van de organisatorische context, de opdrachten, de kritieke activiteiten en de risico’s; De beoordeling van de potentiële gevolgen van een onderbreking van de dienstverlening; De identificatie en prioritering van de kritieke activiteiten; De identificatie van de middelen die noodzakelijk zijn om de continuïteit van de essentiële activiteiten te waarborgen; De uitwerking van organisatorische en operationele continuïteitsmaatregelen; De ontwikkeling van operationele hulpmiddelen ter ondersteuning van crisisbeheersing en de continuïteit van de dienstverlening. De begeleiding richt zich tot de politieke overheden, de algemeen directeurs, de leden van de directiecomités, de diensthoofden en alle actoren die betrokken zijn bij de bedrijfscontinuïteit, het risicobeheer en de crisisbeheersing, met als doel een gecoördineerde en gedeelde aanpak van organisatorische veerkracht te waarborgen.; BEGELEIDING BIJ PORTFOLIOBEHEER VAN PROJECTEN Overheidsbesturen voeren gelijktijdig talrijke veranderingsprojecten uit in een complexe en uitdagende context. Het is daarbij essentieel de samenhang tussen de verschillende initiatieven te waarborgen, ze af te stemmen op de strategische doelstellingen en de beschikbare middelen optimaal in te zetten. De GSOB begeleidt organisaties bij de structurering, de sturing en de dynamische bijsturing van hun projectportfolio. De begeleiding omvat onder meer: De invoering van een governance voor het projectportfolio; De prioritering en afweging van projecten op basis van de strategische doelstellingen en operationele randvoorwaarden; De opvolging van de voortgang, de resultaten en de risico’s; De aanpassing van de prioriteiten in functie van de evolutie van de context; De optimalisatie van de inzet van middelen; De ontwikkeling van sturings- en opvolgingsinstrumenten; De afstemming van projecten op de activiteiten en de strategische doelstellingen. Deze begeleiding richt zich tot overheidsbesturen en is bestemd voor de politieke overheden, de algemeen directies, de directiecomités, evenals de verantwoordelijken en teams die betrokken zijn bij de strategische sturing, het projectbeheer en de uitvoering van organisatorische transformaties.; VERANDERMANAGEMENT Organisatorische transformaties brengen ingrijpende veranderingen met zich mee in werkpraktijken, werkmethodes en professionele culturen. Het succes ervan hangt af van het vermogen van de organisatie om de betrokken actoren te mobiliseren en de transities op een doeltreffende manier te begeleiden. De GSOB begeleidt overheidsbesturen bij het veranderingsmanagement volgens een gestructureerde methodologische aanpak. De begeleiding omvat onder meer: De analyse van de organisatorische, menselijke en operationele impact; De identificatie en betrokkenheid van de belanghebbenden; De opmaak en uitvoering van een aangepaste en continue communicatieaanpak; De begeleiding van teams tijdens de verschillende overgangsfases; De ontwikkeling van de competenties die nodig zijn om de veranderingen te verankeren; De uitvoering van acties die draagvlak, betrokkenheid en verantwoordelijkheidszin bevorderen; De opvolging van de duurzame verankering van de veranderingen op lange termijn. Verandermanagement heeft tot doel transformaties te beveiligen, de betrokkenheid van medewerkers te versterken en de duurzame verankering van nieuwe werkwijzen binnen de organisatie te waarborgen.; BEGELEIDING BIJ INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE Communicatie vormt een essentiële hefboom voor de werking van overheidsorganisaties, zowel voor de interne verspreiding van informatie als voor de relatie met burgers en gebruikers van overheidsdiensten. In een context van organisatorische transformatie en veranderende verwachtingen van gebruikers is het belangrijk te beschikken over coherente, duidelijke en aangepaste communicatiepraktijken voor de verschillende doelgroepen. De GSOB begeleidt overheidsbesturen bij het versterken van hun interne en externe communicatiepraktijken, in samenhang met de uitdagingen op het vlak van governance, management en de kwaliteit van de publieke dienstverlening. In dit kader heeft de GSOB een traject ontwikkeld om de competenties van communicatieverantwoordelijken te versterken, onder meer via een cyclus van masterclasses rond strategische communicatie met de titel « STRATCOM ». Dit traject heeft tot doel de strategische reflectie te ondersteunen en professionele communicatiepraktijken te ontwikkelen die afgestemd zijn op de specifieke uitdagingen van overheidsorganisaties. Deze begeleiding sluit aan bij deze dynamiek en heeft tot doel de concrete uitvoering van communicatiestrategieën en communicatiepraktijken binnen organisaties te ondersteunen. De begeleiding kan onder meer betrekking hebben op: De analyse van bestaande communicatiepraktijken en -instrumenten; De verduidelijking en structurering van boodschappen; De verbetering van de interne informatiedoorstroming; De versterking van de samenhang van management- en organisatiecommunicatie; De begeleiding van communicatie verbonden aan projecten en transformaties; De verbetering van de toegankelijkheid en duidelijkheid van informatie voor burgers en gebruikers; De ondersteuning van institutionele communicatie en de interactie met het publiek; De ontwikkeling van communicatiepraktijken aangepast aan verschillende doelgroepen. De begeleiding richt zich tot de politieke overheden, de algemeen directies, de directiecomités, de managementteams en alle actoren die betrokken zijn bij de interne en externe communicatie van de organisatie.; BEGELEIDING VAN DIRECTIECOMITÉS EN MANAGEMENTTEAMS Naast het directiecomité speelt de hiërarchische lijn, die volgens de verschillende besturen ook wordt aangeduid als uitgebreid directiecomité, managementteam of managementteams, een sleutelrol bij de uitvoering van strategische beslissingen. Zij vormt de schakel tussen de visie van het directiecomité en de operationele vertaling ervan binnen de diensten. In die hoedanigheid draagt zij bij tot de verspreiding van de managementcultuur van de organisatie, de versterking van de samenhang in managementpraktijken, de mobilisatie van teams en de dagelijkse begeleiding van veranderingen. De GSOB begeleidt directiecomités, uitgebreide directiecomités en managementteams om hun collectieve efficiëntie, hun sturingscapaciteit en hun rol bij de uitvoering van strategische doelstellingen te versterken. De begeleiding kan onder meer betrekking hebben op: De ontwikkeling van een gedeelde strategische visie; De versterking van cohesie en collectieve intelligentie; De verbetering van besluitvormingsprocessen; De ontwikkeling van governance- en managementpraktijken; De versterking van leiderschap en een cultuur van samenwerking; De versterking van de managementafstemming en de samenhang van praktijken binnen de hiërarchische lijn; De begeleiding bij de uitvoering van strategische doelstellingen en transformatieprojecten; De ontwikkeling van communicatie-, mobilisatie- en begeleidingsvaardigheden voor teams. De begeleiding richt zich tot de leden van directiecomités, uitgebreide directiecomités, departementshoofden, diensthoofden en alle structuren die betrokken zijn bij management en sturing.; INDIVIDUELE COACHING VAN MANAGERS Managers spelen een essentiële rol bij de uitvoering van strategische doelstellingen, de begeleiding van teams en de aansturing van veranderingen binnen een voortdurend evoluerende professionele context. De GSOB biedt individuele coaching aan, op maat van elke situatie en afgestemd op de specifieke behoeften van de manager. Deze begeleiding biedt een ruimte voor reflectie, afstand nemen en ondersteuning bij de uitoefening van managementverantwoordelijkheden. Deze begeleiding sluit aan bij de realiteit van de rol van manager, die wordt gekenmerkt door uiteenlopende verantwoordelijkheden, regelmatige afwegingen en soms een positie die kan leiden tot een zeker isolement bij besluitvorming en het begeleiden van veranderingen. De begeleiding kan onder meer betrekking hebben op: De ontwikkeling van leiderschap en de managementhouding; De kwaliteit van communicatie en werkrelaties; Besluitvorming en prioriteitenbeheer; De begeleiding van medewerkers; Het omgaan met veranderingssituaties en complexe contexten; De ontwikkeling van het vermogen tot reflectie en oordeelsvorming. De begeleiding is individueel afgestemd en richt zich tot managers, diensthoofden, teamverantwoordelijken en alle personen die een leidinggevende of coördinerende functie uitoefenen.