Planificación y ejecución del Hamburg Innovation Summit (HHIS) en 2027, 2028 y 2029 (con opción de prórroga para 2030 y 2031)

Die Hamburger Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation ("BWAI") ist eine der zentralen Fachbehörden der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) und zuständig für die Wirtschaftspolitik sowie die Innovationsförderung in der Hansestadt. Im Zusammenhang mit diesen Aufgaben ist die BWAI auch für den Hamburg Innnovation Summit ("HHIS") zuständig, einem "Szenetreff" für Gründerinnen und Gründer, Zukunftsgestaltende sowie Menschen mit Visionen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Planung und Durchführung des HHIS für die Jahre 2027, 2028 und 2029 (mit Option auf Verlängerung in 2030 und 2031). Der Hamburg Innovation Summit ("HHIS") wurde 2015 ins Leben gerufen und fand im Juli 2025 zum 9. Mal statt. Im Jahr 2026 wird der HHIS am 18. Juni 2026 stattfinden. Der HHIS 2027, 2028 und 2029 soll in Q2 oder Q3 stattfinden. Das konkrete Datum ist in Abstimmung mit der BWAI festzulegen. Der HHIS ist der Szenetreff für Innovationsakteure der Metropolregion Hamburg mit zuletzt ca. 2.000 Teilnehmenden. Er vereint wie keine andere Veranstaltung Gründende, Zukunftsgestaltende sowie Innovator:innen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik und stärkt somit die Sichtbarkeit der Leistungsfähigkeit Hamburgs in den Bereichen Technologie und Innovation. Diese Vernetzung ist auch ein wichtiger Aspekt der Regionalen Innovationsstrategie (RIS), die ein solches Leuchtturmevent zur Steigerung der öffentlichen Wahrnehmung von Innovationsvorhaben und den Hamburger Zukunftsthemen vorsieht. Die RIS gibt den fachlichen Rahmen und die strategische Ausrichtung der Innovationspolitik für die Metropolregion Hamburg vor. Unterstützt wird das jährliche Format durch hochrangige politische Begleitung, u.a. Hamburgs ersten Bürgermeister sowie Hamburger Senatoren und Senatorinnen. Folgende übergreifenden Ziele sollen mit dem HHIS erfüllt werden: 1. Hamburg soll als Innovationsstandort vermarktet werden. 2. Es soll eine Plattform zur Vernetzung von Wirtschaft, Startups, Wissenschaft und Politik geschaffen werden. 3. Innovation soll anfassbar/ sichtbar gemacht werden. Im Jahr 2024 wurden die Marke "HHIS" sowie das Veranstaltungskonzept umfassend überarbeitet. Das im Rahmen des HHIS 2024-2026 etablierte Format soll auf Basis dieses bestehenden Veranstaltungskonzeptes weitergeführt werden. Ziel des Vergabeverfahrens ist die Beauftragung eines Dienstleisters, der die Planung und Durchführung des HHIS 2027 bis 2029 (optional auch 2030 und 2031) als Veranstalter ausführt. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Planung, Kalkulation und erfolgreiche Durchführung der kommenden drei bis fünf Veranstaltungen anhand des bestehenden Konzeptes, wobei die konkrete Ausgestaltung des Programms dem Auftragnehmer obliegt. Die Stadt unterstützt die Programmplanung durch Kontakte aus dem HHIS-Unterstützerkreis sowie dem Zugang zum Innovationsökosystem der Stadt und behält sich ein Mitsprache- bzw. Entscheidungsrecht durch einen "Entscheiderkreis" vor, der die Planung des HHIS begleitet. Die einzelnen Leistungsbestandteile sollen jeweils folgende Anforderungen erfüllen: 1. Nutzung des bestehenden Marken- und Veranstaltungskonzepts - HHIS als Messe- und Networkingformat im Oberhafenquartier (sofern zum Ausführungszeitpunkt weiterhin geeignet und realisierbar) - Kostenfreie Tickets, Teilnehmendenziel: 2000 bis 3000 Personen - Starker programmatischer Fokus auf Innovation zum Anfassen/Ausprobieren - Inhaltliche Schwerpunktsetzung auf zentrale Themen der RIS (z.B. Gesundheit, Klima & Energie, Mobilität, KI & Quantencomputing, Materialwissenschaften & Neue Materialien, Social Innovation) - Einbindung der Zielgruppen Startups, Wirtschaft, Wissenschaft, Forschung und Entwicklung, Politik - Einbindung herausragender Speaker:innen und Botschafter:innen im Kontext innovativer Formate - Angebote für Schüler:innen und Studierende - Übernahme von vorhandenem Messemobiliar - Weiterführung der etablierten Kommunikationskanäle 2. Durchführung des HHIS in 2027, 2028 und 2029 (optional 2030 und 2031) - Der Auftragnehmer hat den HHIS zu einem Fixpreis durchzuführen. Die Einzelheiten sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs. - Übernahme der Veranstalterfunktion - Einhaltung des kalkulierten Budgets und Nachweis der Kosten und Erlöse gegenüber der Auftraggeberin - Buchung der Eventlocation - Eigenständige Sponsorensuche durch den Auftragnehmer. Eingenommene Sponsorengelder decken zu 50% den Aufwand der Auftraggeberin und zu 50% den des Auftragnehmers - Einladungs- und Teilnehmermanagement für Aussteller:innen, Besucher:innen und Speaker:innen (ggf. unter Nutzung einer geeigneten Veranstaltungsapp) - Messeplanung inkl. Ablaufplan, Ausstellendenmanagement - Kommunikation und Marketing vor, während und nach der Veranstaltung (Presse, Social Media, Newsletter, Homepage) unter Nutzung der bestehenden Marke des HHIS und unter Darstellung bzw. Nennung der bisherigen Initiatoren (BWAI, IFB und Hamburg Innovation). Dabei soll die Veranstaltung in mindestens drei regionalen Me-dien vertreten sein. - Nachbereitung (z.B. Evaluation, Besucherbefragung, Imagefilm) und Überplanungskonzept für die HHIS der Folgejahre (Prüfung möglicher Anpassungen) - Bereitstellung des Veranstaltungsrahmens für die Hamburg Innovation Awards (alle zwei Jahre, in 2028 und 2030) - Buchhaltung und Controlling inkl. Dokumentation der Sponsoren-, Ausstellereinnahmen - Sicherstellung der Objektsicherung während und zwischen den Veranstaltungszeiten sowie in der Aufbauphase vor Beginn der Veranstaltung - Sicherstellung der Messetechnik und des Messebaus entsprechend der Aufbau- und Ablauforganisation in Abstimmung mit den Ausstellenden - Bereitstellung kostenpflichtiger Verpflegungsmöglichkeiten (z.B. Food Trucks, Getränkestände) 3. Der Veranstaltung hat folgende Nachhaltigkeitsanforderungen zu erfüllen: - Sicherstellung eines ausgeglichenen Geschlechterverhältnisses der Botschafter:innen und Speaker:innen - Verzicht auf Einwegverpackungen, -geschirr und -besteck im Rahmen der Verpflegungsangebote - Falls zutreffend: Vermeidung von Abfall bei der Auswahl von Giveaways; vorzugsweise kommen Konsumgüter mit langer Haltbarkeit, echtem Gebrauchswert, nicht einzeln in Plastik verpackt und ansonsten sparsamer Verpackung zum Einsatz Weitere Einzelheiten enthält die Leistungsbeschreibung, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.