România - Servicii pentru evenimente - Achiziția de informare, publicitate și organizare evenimente în cadrul proiectului: „Competențe și Educație Superioară prin Șah - C.E.S.S.”, cod SMIS 341645

Obiectul contractului ce urmează a fi încheiat constă în prestarea unor servicii de informare, publicitate și organizare de evenimente conform caietului de sarcini. Îndeplinirea obligațiilor de informare și publicitate ale proiectului se va realiza cu respectarea prevederilor Ghidului de Identitate Vizuală 2021-2027, adoptat prin Ordinul ministrului investițiilor și proiectelor europene nr. 5744/2023 pentru aprobarea Ghidului de identitate vizuală „Vizibilitate, Transparență și Comunicare în perioada de programare 2021-2027” și publicat în Monitorul Oficial nr. 1171/2023, accesibil pe site-ul: https://mfe.gov.ro/pocidif/identitate-vizuala-program-pocidif/ Durata estimată de implementare a contractului este de 28 de luni de la data semnării acestuia de către ambele părți, dar nu mai târziu de 31.05.2028, cu posibilitatea de prelungire în condițiile modificării prealabile a clauzelor aferente contractului de finanțare. Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 18 Autoritatea Contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare in a 12-a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Autoritatea contractantă intenționează să achiziționeze următoarele servicii și produse, conform caietului de sarcini: 1 Organizare de evenimente (lansare/finalizare proiect) 1.1 Închiriere sală + echipamente tehnice pentru 2 evenimente 1.2. Servicii de catering (coffee break + prânz) pentru 200 participanți 2 Producție și livrare materiale de informare și publicitate 2.1. Redactarea a două comunicate de presă la începutul și la finalul proiectului: 2 buc 2.2 Panou permanent: 1 buc 2.3 Etichete: 440 buc 2.4 Banner: 2 buc 2.5 Roll-up: 2 buc 2.6 Obiecte promoționale: Pliante informative: 200 buc 2.7 Obiecte promoționale: Pixuri: 200 buc 2.8 Obiecte promoționale: Sacoșa: 200 buc 2.9 Obiecte promoționale: Mouse optic wireless: 200 buc 3 Campanie de promovare online (creație, planificare și rulare campanie de promovare): 1 buc Contractul cuprinde activități variate, ce presupun competențe distincte: • Servicii de organizare evenimente (logistică, echipamente, catering); • Servicii de producție materiale publicitare (design, tipărire, livrare); • Servicii de promovare online (strategie digitală, copywriting, raportare). Această diversitate implică un grad ridicat de complexitate operațională și necesită capacitate de coordonare integrată din partea prestatorului. Serviciile solicitate nu sunt standardizate, ci trebuie adaptate specificului proiectului: • Evenimentele vor fi organizate în funcție de calendarul și obiectivele proiectului; • Materialele promoționale trebuie să respecte identitatea vizuală și cerințele de vizibilitate impuse de finanțator; • Campania online trebuie să fie personalizată în funcție de publicul țintă și obiectivele de comunicare. Activitățile sunt interdependente și trebuie livrate într-o succesiune logică: • Materialele promoționale trebuie livrate anterior evenimentului de lansare; • Campania online trebuie corelată cu evenimentele și comunicarea prin presă; • Obiectele promoționale trebuie distribuite în cadrul evenimentelor sau în paralel cu promovarea online. Complexitatea contractului generează riscuri precum: • Întârzieri în livrarea materialelor sau organizarea evenimentelor; • Neconformitatea materialelor cu cerințele de vizibilitate; • Nerealizarea indicatorilor de promovare online. Pentru diminuarea acestor riscuri, se impune monitorizarea atentă a livrabilelor și includerea unor clauze contractuale privind penalitățile pentru nerespectarea termenelor și cerințelor tehnice. Îndeplinirea obligațiilor de informare și publicitate ale proiectului se va realiza cu respectarea prevederilor Ghidului de Identitate Vizuală 2021-2027, adoptat prin Ordinul ministrului investițiilor și proiectelor europene nr. 5744/2023 pentru aprobarea Ghidului de identitate vizuală „Vizibilitate, Transparență și Comunicare în perioada de programare 2021-2027” și publicat în Monitorul Oficial nr. 1171/2023, accesibil pe site-ul: https://mfe.gov.ro/pocidif/identitate-vizuala-program-pocidif/