Deutschland - Steuerberatung - Rahmenvertrag Steuerberatungsleistungen für die Landeshauptstadt Potsdam

Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) beabsichtigt, unter anderem für komplexe steuerliche Fragestellungen sowie für die Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen für einzelne Betriebe gewerblicher Art (BgA), Beratungsleistungen extern zu vergeben. Es handelt sich nicht um eine allumfassende, sondern um eine auf einzelne Sachverhalte bezogene Beratung. Voraussichtlicher Leistungsbeginn ist der 01.05.2026. Die Rahmenvertragsobergrenze beträgt 390.000 EUR brutto. Es werden folgende Servicezeiten vereinbart, in der der AN werktags erreichbar sein muss: Montag bis Freitag von 8.00 bis 18.00 Uhr (ausgenommen sind gesetzliche Feiertage am Ort des AN). Dier AN muss in der Lage sein, folgende Mindestanforderungen zu erfüllen: - Schriftliche Erbringung von juristischen bzw. steuerlichen Beratungsleistungen innerhalb von 2 Werktagen (=Reaktionszeit) (z. B. klare Fragen ohne weitere Sachverhaltsklärung sowie Erstberatung); - Schriftliche Stellungnahme zu mittelschweren Fragen, komplexeren Sachverhalten mit erweitertem Rechercheaufwand (z. B. Prüfung und Anpassung von Vertragsentwürfen) innerhalb von 3 bis spätestens 7 Werktagen, je nach Umfang; - Schriftliche Stellungnahme zu schweren Fragen, komplexen bzw. mehrschichtigen Sachverhalten mit umfangreichem Rechercheaufwand innerhalb von 14 Kalendertagen (z. B. Stellungnahmen unter Berücksichtigung von Steuerverfahrens- und Steuerstrafrecht). Sollten vereinbarte Abgabetermine nicht eingehalten werden können, wird der AN die AG hierüber unter Angabe von Gründen unaufgefordert vor Ablauf der Frist informieren und zugleich einen neuen Abgabetermin angeben. Die Beratung hat verständlich und zielgruppenadäquat, auf schriftlichem Weg zu erfolgen, in Ausnahmefällen kann eine mündliche Beratung vorab erfolgen. Die mündliche Beratung findet bevorzugt in den Diensträumen der AG statt, sofern nicht ein Telefonat von Seiten der AG als ausreichend bezeichnet wird. Die schriftliche Dokumentation der besprochenen Inhalte sowie ggf. von ergänzenden Fragestellungen durch den AN ist jeweils vorzusehen. Alle Arbeitsergebnisse (z.B. Beratungen, Schulungen etc.) sind in deutscher Sprache vorzulegen/abzugeben. Alle Leistungen des AN müssen - soweit erforderlich - den besonderen Rahmenbedingungen der AG insbesondere bezüglich Rechnungslegung (Finanz- und Anlagenbuchhaltung), IT-Strukturen und Prozessabläufen Rechnung tragen. Die Leistungen sind durch einen Steuerberater bzw. durch qualifiziertes Personal zu erbringen. Es wird erwartet, dass der AN über Personalkapazitäten für die Leistungserbringung von min. 2 Steuerberatern und über min. 3 qualifizierte Mitarbeiter (Assistenten) verfügt. Der AN setzt voraus, dass das eingesetzte Personal über einschlägige Erfahrungen auf dem Gebiet der Besteuerung von juristischen Personen des öffentlichen Rechts verfügt. Innerhalb des eingesetzten Personals soll es für die jeweiligen Themenbereiche und Aufgaben feste Ansprechpartner geben. Des Weiteren ist durch den AN sicherzustellen, dass eine kurzfristige Bearbeitung aller steuerlichen Themen ganzjährig möglich ist und dass sich das fachlich versierte Personal jederzeit gegenseitig vertreten kann. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, auch kurzfristige Vor-Ort-Termine zu gewährleisten. Das eingesetzte Personal des Auftragnehmers wird nicht in die Arbeitsabläufe des Auftraggebers eingegliedert und unterliegt nicht den Weisungen des Auftraggebers. Es wird erwartet, dass der AN seine gewonnenen Erkenntnisse aus der Beratung mit anderen Kommunen sowie aus der Mitwirkung in Facharbeitskreisen und anderen steuerlichen Netzwerken bzgl. der Besteuerung der öffentlichen Hand in die steuerliche Beratung des AN proaktiv mit einfließen lässt. 2.1 Steuerliche Beratung der LHP Das Leistungsspektrum umfasst insb. in folgenden Bereichen den Abruf von Beratungsleistungen, welche tlw. kurzfristig bzw. mit einer schnellen Reaktionszeit zu erbringen sind: - Beratung der LHP zu komplexen steuerlichen Angelegenheiten, die die Stadt selbst und als Anteilseignerin betreffen; - Beratung zur Gestaltung von Geschäftsvorfällen und Planungsvorhaben mit dem Ergebnis der Optimierung der Steuerlast für die LHP; - Prüfung von steuerlichen Sachverhalten in Zusammenhang mit dem Treuhandvermögen (Entwicklungs-/Sanierungsgebiete) der LHP - Beratung bei Vertragsgestaltungen, auch von Sponsoringsachverhalten, unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten; - Vorbereitung & Begleitung während der Betriebsprüfung, Bearbeiten von komplexen Prüfungsanfragen und Beurteilung von Prüfungsfeststellungen der Betriebsprüfung des Finanzamtes sowie Überprüfung der Umsetzung von Prüfungsfeststellungen in den betroffenen Bereichen der LHP; - Führen von Rechtsbehelfsverfahren sowie ggfs. die Vertretung der LHP im Klageverfahren vor Gericht; - Beratung in Zusammenhang mit Lohnsteuerangelegenheiten in Abstimmung mit der Personalabteilung; - Prüfung von steuerlichen Sachverhalten in Zusammenhang mit der Neubesteuerung der öf. Hand (Inkrafttreten des § 2b UStG) - Beratung bei Verhandlungen inkl. ggf. Abstimmungen mit der Finanzverwaltung insb.im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des § 2b UStG für die LHP; - Mitwirkung bei der Etablierung eines TCMS bei der LHP sowie dessen Weiterentwicklung - Beratung bei der Einrichtung neuer Betriebe gewerblicher Art und Beratung inkl. steuerrechtliche Würdigung von Sachverhalten bei bereits bestehenden bzw. zukünftigen BgA Die Beratungen können insbesondere folgende Einzelleistungen umfassen: - Feststellung des Sachverhaltes - Erstberatung - Klärung von (Steuer-)Rechtsfragen - Prüfung und Anpassung von Vertragsentwürfen - Besprechungen mit Leitungskräften und Mitarbeitern aus den jeweiligen Geschäftsbereichen - Handlungsempfehlungen in Form von Stellungnahmen oder Gutachten Die LHP hat derzeit 17 BgA, wovon 4 den Gemeinnützigkeitsstatus haben. Die LHP ist mit ihren BgA steuerpflichtig. Aufgrund dessen beinhaltet das Leistungsspektrum auch die - Deklarationsarbeiten, wie z.B. Erstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen mit Plausibilitätsbeurteilung bzw. Schwerpunktprüfung (inklusive Erstellungsbericht) und E-Bilanzen bei Bilanzierungspflicht sowie die elektronische Übermittlung der Unterlagen an die Finanzverwaltung. Der Arbeitsaufwand wird auf ca. 339 Stunden pro Jahr geschätzt. Somit ist von einem Arbeitsaufwand von ca. 1357 Stunden über die gesamte Vertragslaufzeit (01.05.2026 - 30.04.2030, § 6 Rahmenvertrag zu Steuerberatungsleistungen) auszugehen. Hierbei ist es grundsätzlich nicht möglich, genauere Aussagen darüber zu tätigen, zu welchem Zeitpunkt innerhalb des Kalenderjahres es zur Beauftragung der ausgeschriebenen Leistungen kommen wird. Für den Zeitpunkt der Erstellung der Steuererklärungen gelten die gesetzlichen Abgabefristen unter Berücksichtigung bestimmter Fristverlängerungen durch das Finanzamt. Präsenzzeiten am Ort des Auftraggebers sind insbesondere während der Erstellung der steuerlichen Jahresabschlüsse, regelmäßigen Arbeitsgesprächen und bei Besprechungen im Rahmen von Betriebsprüfungen vorgesehen. Die Vor-Ort-Termine werden auf 5 bis 10 Tage pro Jahr mit einem Zeitaufwand von 2 bis 8 Stunden pro Tag geschätzt. Die Deklarationsarbeiten bzw. der Compliance-Anteil und der Anteil an der allgemeinen steuerlichen Beratung in Bezug auf alle anfallenden Arbeiten wird auf jeweils die Hälfte des Arbeitsumfangs geschätzt. 2.2 Schulungen Die Beratungsleistungen umfassen bei Abruf auch Schulungsleistungen inkl. der Erstellung von Schulungsunterlagen. Auf dieser Grundlage sind im Falle eines Abrufs Schulungen für die städtischen Mitarbeitenden durchzuführen. Die Schulungsunterlagen beinhalten dabei insb, Angaben über die Vermittlung des Lehrstoffes, wie z. B. ausführliche schriftliche Erläuterungen zum Inhalt und zur Didaktik, eine Präsentation und ggf. weiteres Video- oder Audiomaterial. Der AN erstellt passend zu den Schulungen zusätzlich ein Skript, das den Lernstoff vollständig wiedergibt und Übungsaufgaben zur Lernkontrolle anbietet. Die Schulungen sind digital über eine DSGVO-konforme Anwendung des Auftragnehmers durchzuführen. Fragen, die während der Schulungen aufkommen, sind inkl. Antworten schriftlich zu dokumentieren. Zusätzlich sind die Schulungen als Musterschulungen aufzuzeichnen, um sie im Intranet der AG im Videoformat zu veröffentlichen. Die Datenschutzrechte der Teilnehmenden sind in diesem Zusammenhang zu wahren. Folgende Teilbereiche sind zu schulen: - Grundlagen der Besteuerung von BgA - Umsatzsteuer: Voranmeldung & Jahreserklärung - Vermietung und Verpachtung bei juristischen Personen des öf. Rechts - Umsatzsteuerliche Behandlung von Auslandssachverhalten (Reverse-Charge-Verfahren, innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer) Es wird von einem Schulungstermin à 4 Stunden pro Jahr ausgegangen (Planmenge).