Deutschland - Datenbankdienste - Rahmenvereinbarung Bildredaktion und Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs

Bilder wecken Emotionen und prägen die Wahrnehmung des visuellen Auftritts. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation und spielen damit eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, Menschen für humanitäre Anliegen zu erreichen und für die Arbeit des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) zu interessieren. So vielfältig wie das Rote Kreuz so vielfältig ist auch dessen Bilderwelt. Bei aller Vielfalt an Themen, Aufgaben und Einsätzen, folgen das statische wie auch das bewegte Bild einer Bildsprache, die zum DRK passt und seinen Werten entspricht. Die Bildredaktion des DRK steht allen Bereichen und Mitarbeitenden des DRK-Generalsekretariats mit ihrem Service zur Verfügung und unterstützt sie bei der täglichen Arbeit mit Bild- und Filmmaterial sowohl auf der technisch-administrativen als auch auf der inhaltlichen Ebene. Durch den Auftragnehmer sind nach Einzelabruf durch das DRK folgende Leistungen im Bereich Medienmanagement zu erbringen: Los1: - Bildredaktion - Administration der Mediendatenbank - Bildrechte und Medienverwaltung - Organisation und Durchführung von Fotoshootings Los2: - Betreuung des digitalen und analogen Bildarchivs Leistungsbeschreibung Punkt 3.4. Leistungsumfang einzelner Komponenten LOS 1 - Fixleistungen: Bildredaktion: Beschaffung und Prüfung von Bildern, Videos und Rohfilmmaterial, Verschlagwortung und Einpflegen des Materials in die Datenbank. Die Beschaffung erfolgt z.T. über die Mitgliedsverbände des DRK als auch über Dritte (externe Bilddatenbanken/Bilddienste). Recherche und Rechteklärung sind Teil dieser Aufgabe. Beantwortung von Anfragen aus dem Verband und von Dritten (z.B. Schulbuchverlage, Filmproduktionen), das Bild- oder Filmmaterial vom bzw. über das Rote Kreuz benötigen. Kundenbetreuung und Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, Erteilung von Freigaben in Abstimmung mit der Fachabteilung. Administration der Mediendatenbank: Systempflege, Benutzerverwaltung, Schulungen und Anwendersupport (inklusive Hotline), Pflege des Datenbestandes, Beratung zur konzeptionellen Weiterentwicklung des Systems im Hinblick auf weitere Pools. >> Aktuell genutzte Datenbank: Easydb Version 5.93.3. Erfahrung mit der Datenbank Easy DB sind gewünscht. Übergang und Migration auf ein neues Datenbanksystem in 2026 wird erwogen. Begleitung des Prozesses und Erfahrung mit neuen DAM-Systemen sind wünschenswert. Bildrechte und Medienverwaltung: Klärung von Rechten und Lizenzen, Überarbeitung von Verträgen und Nutzungsbedingungen, Kooperation mit Agenturen, Verlagen und Produktionsgesellschaften. LOS 1 - Optionale Leistungen: Zusätzliche und größere Aufträge, die nicht über das monatliche Stundenkontingent geleistet werden können und im Auftragsfall separat vergütet werden: - Organisation und Durchführung von Fotoshootings - Stetige Erweiterung des Bestands durch aktuelles und neues Bildmaterial zu den unterschiedlichen Themen- und Arbeitsbereichen des DRK - Planung und komplette Organisation von Fotoshootings (Briefings, Fotograf, Location, Modelle, Maske), Rechteeinholung, Model Release, finale Bildbearbeitung und Einpflegen in die Mediendatenbank - Begleitung der Shootings und Sicherstellung aller erscheinungsbildlichen Vorgaben zu Fotoqualität und Branding des DRK - Spezielle Bildbearbeitung (Retusche / Bildmontage) - Reise- und Übernachtungskosten auf Nachweis und Basis des Bundesreisekostengesetzes; Das 1922 gegründete DRK-Bildarchiv dokumentiert mit rund 60.000 Fotografien die Geschichte des Deutschen Roten Kreuzes - von der Weimarer Republik über beide Weltkriege und die NS-Zeit bis zu den vielfältigen Aufgaben des DRK nach 1945 sowie internationalen Einsätzen. Der Bestand umfasst Schwarzweiß- und Farbfotos, Negative, Dias, Alben und digitale Medien. Seit 2010 wird das analoge Material systematisch digitalisiert. Etwa 9.000 Bilder sowie Plakate, historische Film- und Tondokumente und Beiträge des DRK-Zeitzeugenarchivs sind in der DRK-Mediendatenbank verfügbar. Nicht mehr benötigte visuelle, auditive und audio-visuelle Medien der aktuellen Mediendatenbank werden bewertet und ins digitale Medienarchiv überführt. Dieses umfasst derzeit rund 14.800 Einheiten aus verschiedenen Beständen und Sammlungen. Das Ziel ist, die visuelle, auditive und audio-visuelle Medien zur Geschichte des DRK dauerhaft zu sichern und für die Nutzung bereitzustellen. Der Auftrag umfasst alle Aufgaben zur Erreichung dieses Ziels. Zu diesen Aufgaben gehören: - Ordnung, Sichtung und Bewertung des analogen und digitalen Bild- und Medienbestands - Konservatorische Betreuung und Langzeitarchivierung der visuelle, auditive und audio-visuelle Bestände - Erschließung (inhaltliche Beschreibung und Verschlagwortung) nach einheitlichen und in der Bildbranche üblichen Standards und dem vorhandenen DRK-Regelwerk - Klärung von Urheber- und Nutzungsrechten - Recherche in eigenen Beständen sowie in externen Bildarchiven und Datenbanken - Benutzerbetreuung: Bearbeitung von internen und externen Anfragen und Unterstützung von Nutzern bei der Recherche (vor Ort und im digitalen Bestand) - Digitalisierung von analogem Bildmaterial und Bildbearbeitung - Kooperation mit anderen Bildarchiven und Bildagenturen - Pflege und Weiterentwicklung der relevanten Internetseiten, u.a. zum DRK-Bildarchiv und zum Zeitzeugen-Archiv - Systempflege, Benutzerverwaltung etc. - Mitarbeit bei der strategischen Weiterentwicklung des DRK-Bildarchivs