Organizacja zagranicznej misji gospodarczej do Meksyku w ramach Expo CIHAC 2026

Numer ogłoszenia: 2026-10190-290339 Projekt: FENG.02.25-IP.02-0398/25 - Wzmocnienie potencjału eksportowego przedsiębiorstwa LEDIN Group Sp. z o.o. na rynkach międzynarodowych Część 1: Organizacja misji gospodarczej - Expo CIHAC 2026 Przedmiotem zamówienia jest organizacja zagranicznej misji gospodarczej w terminie 13.10.2026 r. - 17.10.2026 r. do Meksyku w ramach Expo CIHAC 2026 z udziałem 1 pracownika LEDIN Group Sp. z o.o. Kluczowym działaniem w działalności promocyjnej Zamawiającego jest obecność na imprezie wystawienniczej Expo CIHAC 2026 w charakterze odwiedzającego, w połączeniu z misją gospodarczą. Zakresu zamówienia: 1. Organizację co najmniej 3 spotkań biznesowych B2B z minimum trzema różnymi potencjalnymi kontrahentami zagranicznymi (np. dystrybutorzy, integratorzy systemów, firmy projektowe, podmioty realizujące inwestycje przemysłowe i infrastrukturalne). Czas jednego spotkania B2B min. 2h. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia listy potencjalnych kontrahentów minimum 2 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej. Ostateczną listę kontrahentów akceptuje Zamawiający. 2. Wynajem, podczas trwania wydarzenia, pomieszczeń oraz sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia prezentacji oferty eksportowej, w tym zapewnienie wydzielonego miejsca, stołu, odpowiedniej liczby krzeseł, zasilania umożliwiającego podłączenie sprzętów komputerowych i multimedialnych, dostęp do Wi-Fi, które umożliwią przeprowadzenie rozmów i prezentację oferty eksportowej Zamawiającego. Propozycja miejsca organizacji Misji musi zostać przedstawiona Zamawiającemu minimum 2 dni przed rozpoczęciem Misji. 3. Zakup usług cateringowych dla uczestników co najmniej trzech spotkań B2B, obejmujących minimum napoje ciepłe i zimne oraz poczęstunek. Propozycja cateringu podczas misji musi zostać przedstawiona Zamawiającemu minimum 2 dni przed rozpoczęciem Misji. 4. Koordynacja logistyczna spotkań w trakcie misji. Wykonawca zapewni osobę pełniącą funkcję koordynatora, posługującego się językiem angielskim oraz znającego charakterystykę kraju docelowego, podczas trwania całej Misji. Koordynator zobowiązany jest do obecności od momentu rozpoczęcia Misji, aż do momentu jej zakończenia. Do obowiązków koordynatora należy czuwanie nad prawidłowym przebiegiem Misji, sprawowanie stałej opieki nad jej uczestnikami oraz koordynowanie działań wynikających z programu Misji, w tym zapewnienie wsparcia w zakresie wszelkich czynności logistycznych, organizacyjnych oraz formalno-prawnych w trakcie jej realizacji. 5. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia tłumacza języka angielskiego lub hiszpańskiego, posiadającego znajomość danego języka na poziomie C2, dostępnego przez cały okres realizacji misji. Tłumacz powinien być dostępny w czasie nie dłuższym niż 30 minut od momentu zgłoszenia zapotrzebowania na usługę tłumaczenia przez Zamawiającego. Inne wymagania: 1. Po zakończeniu Misji, maksymalnie w ciągu 7 dni kalendarzowych Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia raportu z przebiegu misji gospodarczej zawierającego m.in. harmonogram spotkań z kontrahentami, ramowy plan misji, cel misji, listę kontrahentów, listę osób, z którymi zorganizowano spotkania, opis innych aktywności podjętych w ramach misji, dokumentację fotograficzną. 2. Wykonawca zobowiązany jest do pozostawania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań każdego zadania organizowanego w ramach Misji. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do realizacji poszczególnych zadań Wykonawca zobowiązany jest zwrócić się z zapytaniem do Zamawiającego i uzyskać odpowiedź. Wymogi realizacji i standardy horyzontalne: I. Kryteria środowiskowe: w ramach organizacji spotkań B2B, obejmującej w szczególności wynajem pomieszczeń i sprzętu oraz zapewnienie cateringu, Wykonawca zobowiązany jest stosować następujące rozwiązania ograniczające negatywny wpływ realizacji zamówienia na środowisko: a) ograniczenie ilości wytwarzanych odpadów, w szczególności poprzez rezygnację z jednorazowych produktów wykonanych z tworzyw sztucznych, w tym plastikowych kubków, talerzy, sztućców, mieszadełek i słomek, na rzecz produktów wielorazowych albo wykonanych z materiałów nadających się do recyklingu lub biodegradowalnych, b) racjonalne zamawianie cateringu, polegające na dostosowaniu rodzaju i ilości zamawianych produktów do liczby uczestników spotkań B2B, w celu ograniczenia marnowania żywności. Wykonawca opisze zastosowane rozwiązania środowiskowe w raporcie z realizacji misji. Termin realizacji zamówienia: 13.10.2026 r. - 17.10.2026 r. - realizacja misji gospodarczej. CPV: 63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej; 79342200-5 Usługi w zakresie promocji; 79411100-9 Usługi doradcze w zakresie rozwoju działalności gospodarczej; 79950000-8 Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów Miejsce realizacji: Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-17; dane przetworzone.