OLYMPIAKOMITEAN TÄHTISEURAPÄIVIEN KONFERENSSIPALVELUT

Pyydämme tarjousta Suomen Olympiakomitea ry:n (myöhemmin Asiakas) kahden vuoden välein toteuttaman urheiluseuraseminaarin eli Tähtiseurapäivien tapahtumatiloista ja näihin liittyvistä palveluista. Tapahtumaan osallistuu noin 350-400 kävijää lajiliitoista ja urheiluseuroista. Kaksipäiväinen tapahtuma sijoittuu viikonloppuun (la-su) ja ajoittuu ajankohtaan 4.-10.10.2025. Tapahtuma järjestetään pääkaupunkiseudulla (Helsinki, Vantaa, Espoo).Olympiakomitea toteuttaa hankinnasta julkisen kilpailutuksen, tavoitteena valita kokonaistaloudellisesti edullisin toimittaja.Tarjouksessa tulee huomioida, että tarjottavat tilat ja palvelut ovat laadukkaita ja soveltuvat erinomaisesti tapahtuman luonteeseen sekä ovat hinnoittelultaan kohtuullisia. Lisäksi edellytämme, että toimittaja noudattaa toimialan hyviä käytäntöjä. Asiakas on valtakunnallinen liikunnan ja urheilun kattojärjestö, johon kuuluu noin 90 jäsenyhteisöä, pääasiassa lajiliittoja. Näiden jäseniä ovat urheiluseurat.Tarjoukset pyydetään toimittamaan suomenkielellä ja tarjoajaa huomioimaan, että tapahtumatoteutuksen hankinta ovat luonteeltaan vaativa ja edellyttää sujuvaa vuorovaikutusta kotimaisen verkoston kanssa. Asiakas edellyttääkin, että kaikki kommunikaatio ja dokumentaatio on suomeksi.Asiakas pidättää itsellään oikeuden hankkia tai olla hankkimatta kokonaan tai osittain tarjouspyynnössä kuvattu hankinnan kohde tietyltä toimittajalta tähän tarjouspyyntöön toimitettujen tarjousten perusteella. Asiakkaalla on myös oikeus jakaa mahdollisesti hankittava kokonaisratkaisu kahden tai useamman Toimittajien kesken. Tarjouksen laatimisesta ja mahdolliseen neuvotteluprosessin osallistumisesta ei makseta korvausta. Hankinnan kohde on Tähtiseurapäivien toteutustilat ja näihin liittyvät palvelut. Ensisijaisesti haetaan kokonaistoimitusta sisältäen tapahtumatilat ja näihin liittyvät palvelut tarjouspyynnön liitteen 1 määrittelyn mukaisesti (sivu 7-). Toimittaja voi myös tarjota kokonaistoimitusta yhdessä alihankkijan kanssa, jolloin vastuu hankintakokonaisuudesta ja asiakkuuden hoidosta on yksinomaan Toimittajalla.Tapahtuman ajankohta on ensisijaisesti 4.-5.10.2025, mutta Toimittaja voi tarjota liitteessä 1 esiteltyjä toissijaisia ajankohtia, mikäli ensisijaiseen ajankohtaan ei ole mahdollisuutta tarjota tiloja tai palveluita.Tarjousten arviointivaiheessa tarjottujen tuotteiden ja niiden toimittamisen pisteytys tehdään osaltaan Tarjouspyynnön mukaisesti hankinnan kohteen 1-4 arviointikriteerien perusteella (ks. kohta 5).