Magyarország - Rendezvényszervezési szolgáltatások - Rendezvényszervezési szolgáltatások KEA részére

Rendezvényszervezési és rendezvényekhez kapcsolódó szolgáltatások nyújtása a KEA részére, 3 részben. 1. rész: Kulturális-szakmai programok szervezése 2. rész: Rendezvényhelyszín és rendezvénytechnikai szolgáltatások 3. rész: Éttermi és catering szolgáltatások nyújtása 1. rész: Kulturális-szakmai programok szervezése A nyertes ajánlattevő feladata a különböző rendezvénytípusokhoz kapcsolódó kulturális programok teljes körű megszervezése és biztosítása. Ez magában foglalja, hogy a nyertes ajánlattevő felvegye a kapcsolatot a kulturális szolgáltatókkal, bekérje és összevesse az ajánlatokat, majd az Ajánlatkérő számára a legmegfelelőbb opciót előkészítse. A kulturális programok típusa rendezvényenként eltérhet, de jellemzően városnézést, vezetett sétát, könyvtárlátogatást vagy sétahajózást jelent, illetve helyszíni művészeti előadás vagy hangszerbérlés megszervezését. Mind a nagy, mind a közepes, kötetlenebb vagy nemzetközi programok esetén a szolgáltató feladata a kulturális elemek logisztikai biztosítása is, ideértve a magyar és külföldi résztvevőkkel, valamint magyar és külföldi szolgáltatókkal történő folyamatos kapcsolattartást. A rendezvények jelentős része nemzetközi részvétellel valósul meg, ezért a nyertes ajánlattevőnek biztosítania kell az angol nyelvű kommunikációt a programok előkészítése és lebonyolítása során, különösen az idegen nyelvű idegenvezetőkkel, valamint nemzetközi szolgáltató partnerekkel történő egyeztetések során. Egyes események - például a Study Tourok vagy szakmai utazások - esetében a kulturális program részeként tudományos intézetek, bíróságok vagy könyvtárak szervezett látogatásai is megjelennek, amelyeknél a szolgáltatónak az előzetes egyeztetést is koordinálnia kell, gyakran nemzetközi partnerekkel és angol nyelvű kommunikáció keretében. Az ajánlatkérő előreláthatóan számos külföldi helyszínen megvalósuló programokat is szervez a keretmegállapodás időtartama alatt. Tervezett mennyiség: 263 db esemény A részletes feladatokat a műszaki leírás és a szerződéstervezet tartalmazza. Keretösszeg: nettó 6.000.000,-Ft. Az ajánlatkérő a keretösszeg 85 %-ára vállal lehívási kötelezettséget.; 2. rész: Rendezvényhelyszín és rendezvénytechnikai szolgáltatások A nyertes ajánlattevő feladat a rendezvények lebonyolításához szükséges helyszín, technikai infrastruktúra és - adott eseményektől függően - a szinkrontolmácsolás teljeskörű biztosítása és koordinálása. Az ajánlatkérő felhívja a figyelmet, hogy a rendezvények egy része nem kizárólag belföldön, hanem külföldi helyszíneken kerül megvalósításra, ezért a szolgáltatónak belföldi és külföldi teljesítési környezetben egyaránt képesnek kell lennie a feladatok ellátására. Ez magában foglalja, hogy a nyertes ajánlattevő felvegye a kapcsolatot a javasolt helyszínekkel és technikai cégekkel, bekérje és összevesse az ajánlatokat, majd az Ajánlatkérő számára a legmegfelelőbb opciót előkészítse beleértve a külföldi helyszínekkel és nemzetközi technikai szolgáltatókkal történő egyeztetést is. A nyertes ajánlattevőnek továbbá gondoskodnia kell a teljes konferenciatechnikai háttérről, beleértve a vetítési lehetőségeket (projektor vagy LED-fal), angol nyelvű menüvel rendelkező és telepített MS-licenccel ellátott laptopokat, előadói kontrollmonitorokat, prezentereket, valamint az esemény méretéhez igazodó professzionális hangtechnikát és a technikai személyzet folyamatos jelenlétét, továbbá biztosítania kell, hogy a technikai személyzet képes legyen angol nyelven kommunikálni az előadókkal és résztvevőkkel, különösen a prezentációk előkészítése, a helyszíni technikai egyeztetések és az esetlegesen felmerülő problémák azonnali kezelése során. Amennyiben az adott rendezvény igényli, a szolgáltatónak a szinkrontolmácsolás teljes infrastruktúráját is biztosítania kell, valamint együtt kell működnie a tolmácsokkal és nemzetközi szolgáltatókkal angol nyelven történő folyamatos egyeztetés keretében. A nyertes ajánlattevőnek egy átfogó, professzionális helyszíni és technikai infrastruktúrát kell biztosítania - Magyarországon és külföldön egyaránt -, amely minden rendezvény zavartalan lebonyolítását garantálja, különös tekintettel a nemzetközi környezetből fakadó kommunikációs és koordinációs feladatokra. Tervezett mennyiség: 71 db esemény A részletes feladatokat a műszaki leírás és a szerződéstervezet tartalmazza. Keretösszeg: nettó 48.000.000,-Ft. Az ajánlatkérő a keretösszeg 85 %-ára vállal lehívási kötelezettséget.; 3. rész: Éttermi és catering szolgáltatások nyújtása A nyertes ajánlattevő feladata, hogy az éttermekkel és cateringpartnerekkel felvegye a kapcsolatot, tőlük ajánlatokat kérjen be, majd a jóváhagyott igények alapján leszervezze és szerződésben rögzítse a szolgáltatásokat, figyelemmel arra, hogy az ajánlatkérő rendezvényei részben külföldi helyszíneken is megvalósulhatnak, így a szolgáltatónak külföldön működő vendéglátó egységekkel és catering szolgáltatókkal történő együttműködésre is képesnek kell lennie. A catering esetében a Nyertes Ajánlattevőnek gondoskodnia kell arról, hogy a kiválasztott szolgáltató minden nap biztosítsa a 3 fogásos büféebédeket a műszaki leírásban foglaltak szerint, figyelembe véve a nemzetközi résztvevők esetleges speciális igényeit, amelyhez szükséges az angol nyelvű kommunikáció biztosítása. Az éttermekkel való egyeztetés is a Nyertes Ajánlattevő feladata, ideértve a külföldi vendégek fogadásával kapcsolatos részletek, menük, egyedi kérések és helyszíni lebonyolítás angol nyelven történő egyeztetését. A különböző rendezvénytípusok (gálavacsora, nemzeti tematikájú est, informális vacsora, stb.) eltérő étkezési formákat igényelnek, amelyeket a Nyertes Ajánlattevőnek kell egyeztetnie és a szolgáltatókkal megvalósíttatnia, biztosítva, hogy a szolgáltatók képesek legyenek angol nyelven kommunikálni a résztvevőkkel és az Ajánlatkérő képviselőivel. Összességében a nyertes ajánlattevő fő feladata - Magyarországon és külföldön egyaránt - a catering- és éttermi szolgáltatók teljes körű koordinációja, szerződtetése és az Ajánlatkérő által jóváhagyott igényeknek megfelelő lebonyolítás biztosítása, amely magában foglalja a nemzetközi szolgáltatókkal történő közvetlen, operatív szintű angol nyelvű kapcsolattartást is. Tervezett mennyiség: 335 db esemény A részletes feladatokat a műszaki leírás és a szerződéstervezet tartalmazza. Keretösszeg: nettó 288.000.000,-Ft. Az ajánlatkérő a keretösszeg 85 %-ára vállal lehívási kötelezettséget.