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Der Verband "Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung" (DGUV oder Auftraggeber) ist der Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Er nimmt die gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder wahr und fördert deren Aufgaben zum Wohl der Versicherten und der Unternehmen. Die DGUV vertritt die gesetzliche Unfallversicherung gegenüber Politik, Bundes-, Landes-, europäischen und sonstigen nationalen und internationalen Institutionen sowie Sozialpartnern. Die DGUV beabsichtigt, allgemeine Projektleistungen, Beratungsleistungen, Konzipierungs- und Durchführungsleistungen im SAP-Umfeld auszuschreiben. Es soll eine systembasierte Haushaltsplanung und -verwaltung und eine laufende Verfügbarkeitskontrolle auf Budget- und Bestell/Projekt-Sicht eingeführt werden. Die im Bereich HCM im Einsatz befindlichen SAP Komponenten sollen kontinuierlich weiter-entwickelt werden. Außerdem soll eine zentrale SAP-Koordinationsstelle (Erarbeitung und Durchführung des Entscheidungs-, Eskalation- und Anforderungsmanagements) eingerichtet werden. Das Ziel ist eine Verbesserung und Integration der Faktura-,Planungs-, Mittelbewirtschaftungs-, Einkaufs-, Inventarisierungs-, Personalmanagement- und Controllingprozesse durch die Einführung effizienter und anwender-freundlicher Lösungen, die eine spürbare Entlastung der Fachabteilungen Finanzen und Revision (FR), Personal und Organisation (PEO) und Verwaltung, Bau, Beschaffung (VBB) im Tagesgeschäft ermöglichen. Hierzu ist ein Leistungsrahmenvertrag vorgesehen. Innerhalb dieses Leistungsrahmens sollen konkrete Projekte im SAP-Umfeld zur Weiterentwicklung des Rechnungswesens, des Einkaufs und der Inventarisierung sowie des Personalmanagements durchgeführt werden können. Im Ergebnis soll ein System bereitgestellt werden, das zu jedem Zeitpunkt eine korrekte und aktuelle Darstellung der finanziellen Lage der DGUV ermöglicht. Anzustrebende Projekte sind beispielsweise die Standardisierung von Prozessen und Anwendungen innerhalb der gesamten DGUV gemäß Best Practices, die Einführung einer systembasierten Lösung für die Haushaltsplanung und -verwaltung einschließlich Berichtswesen, die Überarbeitung der Controlling-Hierarchie, die Optimierung des Release- und Testmanagements, die Einführung eines technischen Schnittstellen-Monitorings, Prozessoptimierung gemäß dem Bluefield-Ansatz für das ERP- und HCM-System (Überarbeitung des Stammdatenansatzes, Systembasierter Rechnungsausgangsprozess, KPI-Berichtswesen via Dashboards). Die Umsetzung von fachlichen Anforderungen der DGUV sollten Vorrang gegenüber dem aufwandsminimierenden Systembetrieb erhalten. Für die gezielte und anwenderfokussierte Systempflege und -weiterentwicklung sind Kapazitäten und Mitwirkung durch die DGUV-Fachabteilungen erforderlich. Die Befähigung bemisst sich insbesondere nach den vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen im Projektmanagement. Die jeweiligen Leistungen werden im Rahmen einzelner Leistungsabrufe konkretisiert. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Einzelabrufe besteht nicht. Der Rahmenvertrag wird eine Laufzeit von 4 Jahren haben. Der Auftragswert der Rahmenvereinbarung wird auf 1,6 Mio. Euro (netto) geschätzt, wobei der Abruf von Leistungen auf eine maximale Gesamtsumme in Höhe von 5 Mio. Euro (netto) begrenzt ist. Konkrete Ausschreibungsinhalte: Beschaffungsgegenstand Es ist ein Leistungsrahmenvertrag vorgesehen. Innerhalb dieses Leistungsrahmens sollen konkrete Projekte im SAP-Umfeld zur Weiterentwicklung der bestehenden SAP Systemlandschaft durchgeführt werden können. Im Ergebnis sollen die dann umgesetzten Lösungen innerhalb des SAP Systems nach den bestehenden Betriebsregeln betrieben werden. Folgende SAP-Module und Themenbereiche sind derzeit im Betrieb implementiert: FI, FI-AA, CO, BTP, MM, SD, TR, PS, PSM (in Teilen), Schnittstellen, Jobs, Berechtigungen (SIVIS), Formulare, Berichts-wesen. Im HCM sind folgende Bestanteile implementiert: PA/PY, PT, OM, TV, VADM, ESS/MSS/PSS, Schnittstellen, Jobs, Berechtigungen (SIVIS), IKS (Centric), dPA (cuConnect), P&F, cuDocumentBuil-der, Anzustrebende Projekte sind beispielsweise die Einführung einer Haushaltsplanungs- und Bewirtschaf-tungslösung, Weiterentwicklung der vorhandenen Ausprägungen im Einkauf, insbesondere Kontraktmanagement, Weiterentwicklungen in den HCM Anwendungen und vor allem den Schnittstellen zwischen HCM und FI, SAP Invoice-Management und Einsatz von KI zur automatisierten Verarbeitung, Weiter-entwicklung der Rollen- und Berechtigungsausprägungen sowie die Pflege und Weiterentwicklung diver-ser Schnittstellen zu angebundenen Fachverfahren, wie Antrago, Bildungsmanager, SIHOT usw. sein. Darüber hinaus soll ein Schwerpunkt des Auftrags die Implementierungsbegleitung von Systemanpassungen für die DGUV in Zusammenwirken mit dem SAP Betreiber, die Unterstützung, bzw. Sicherstellung von Tests, Schulungen, Geschäftsprozesserhebungen und Dokumentationen sein. Es wird außer-dem eine Fachberatung und Unterstützung für die Themen der SAP Basissteuerung sowie die Themen der Integration der SAP Anwendungen in die bestehende IT Systemlandschaft benötigt. Innerhalb dieses vertraglichen Rahmens sollen die Vertragsparteien Einzelverträge abschließen können, mit denen der Auftragnehmer später konkret noch zu bestimmende Projekte oder hierzu vorbereitende Maßnahmen durchführt. Der Auftragnehmer hat davon auszugehen, dass mehrere parallele Vorhaben gleichzeitig zur Umsetzung kommen und dies mit dem täglichen Routinebetrieb der SAP Anwendungen in Einklang zu bringen ist. Entsprechende personelle Kapazitäten müssen vom Auftragnehmer jederzeit beigestellt werden können. Dies können zum Beispiel Durchführung von Machbarkeitsstudien sowie Konzipierungsleistungen, aber auch die konkrete Begleitung von Systemimplementierungen zur Unterstützung des Auftraggebers hin-sichtlich seiner Mitwirkungspflichten gegenüber dem SAP Betreiber sein. In einem weiteren Schritt sollen Dienstleistungen zur Erstellung von Pflichtenheften zu den späteren konkreten Projekten sowie Dienstleistungen zur Projektumsetzung angeboten werden. Im Einzelnen kann es sich insbesondere um folgende Leistungen handeln: - Durchführen von Machbarkeitsstudien - Erstellung von Umsetzungskonzeptionen - Erstellen von Pflichtenheften - Umsetzungsleistungen auf Basis der erstellten Pflichtenhefte - Mitwirkung bei der Inbetriebnahme, einschließlich aller die für eine Inbetriebnahme von Ände-rungen notwendigen Maßnahmen (Schulungsunterlagen, Schulungen, Handbücher usw.) und Wissenstransfer im Sinne der Implementierungsbegleitung - Aufbau einer zentralen Steuerungsinstanz innerhalb der Organisation des AG im Sinne eines SAP Center of Excellence mit besonderem Schwerpunkt eines BTP Center of Excellence ge-mäß den Empfehlungen der SAP SE und Unterstützung in der Überführung in den Routinebe-trieb - Beratung der Führungsebene 1 der Bereiche Finanzen und Revision, IT und Digitalisierung, Per-sonal und Organisation sowie Verwaltung Bau Beschaffung zur strategischen Weiterentwicklung der SAP Anwendungen nach Kriterien des wirtschaftlichen Systembetriebs unter Beachtung der Rahmenbedingungen der DGUV e.V. (Die DGUV möchte weg von einer rein technischen SAP-Betreuung und hin zu einer fachlich gesteuerten SAP-Governance kommen.) - Steuerung der technischen Dienstleister und des SAP-Betreibers Leistungsanforderungen, Mitarbeiterkontinuität, Fachberatung Die Fachberatung umfasst insbesondere folgende Aufgaben: - Geschäftsprozessspezifische Beratungsleistungen für die eingesetzten Module, Pro-gramme, Systeme und zugehörigen Instrumente - am SAP Standard ausgerichtete Beratung - konzeptionelle Tätigkeiten (Machbarkeitsstudien, Konzepterstellungen) - Beratung zu vorhandenen kundeneigenen Lösungen und, wenn nicht im SAP Standard enthal-ten, zu neuen kundeneigenen Lösungen - Wissenstransfer für andere Dienstleister - Marktbeobachtung / Neue Technologien und Anwendungen der SAP - Systemvorführungen o. ä., z. B. Vorstellung neuer Module (auch in Form von Webkonferenzen) - Begleitung und Unterstützung des produktiven Betriebs aus Anwendersicht Vorgehensmodell Projekt Grundsätzlich ist ein Phasenmodell nach Empfehlungen des Softwareherstellers SAP anzulegen, da die Organisation und Abwicklung in der Applikationsbetreuung des Auftraggebers im Standard ITIL etabliert ist. Die Begleitung durch den Auftragnehmer ist auf Verlangen des Auftraggebers grundsätzlich an den Standorten des Auftraggebers, vor allem in Sankt Augustin und Berlin vor Ort sicher zu stellen. Eine Beratung mittels hybrider Gesprächsformate erfolgt nur in Absprache mit dem Auftraggeber und ist nicht als grundsätzliche Kommunikationsvariante während der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gewünscht. Hauptaugenmerk der Projektschritte a) liegt auf Analyse- und Konzeptionstätigkeiten, mit dem Ziel, dem SAP System der DGUV neue Lösungen zuzuführen. b) liegt darin, dass nach Abnahme der zu a) genannten Tätigkeiten der Auftragnehmer aufgefordert wer-den kann, ein detailliertes Pflichtenheft zu erstellen. c) liegt darin, dass nach Abnahme und Bestätigung dieses Pflichtenheftes der Auftragnehmer zur Umsetzung aufgefordert werden kann. Dabei ist zu beachten, dass Umsetzungsprojekte den regulären Betrieb nur minimal beeinflussen dürfen. Einheitlicher Gesamtprojektleiter Für alle Projekte aus dem Rahmenvertrag ist seitens des Auftragnehmers zusätzlich zur jeweiligen Projektleitung ein einheitlicher Ansprechpartner namentlich zu benennen (einheitlicher Gesamtprojektleiter). Dieser ist für die Klärung organisatorischer Rahmenbedingungen sowie für die Koordination aller für die erfolgreiche Durchführung des Auftrags notwendigen Tätigkeiten verantwortlich. Er soll die zentrale Schnittstelle zwischen der Projektleitung des Auftraggebers und dem Auftragnehmer darstellen. Der einheitliche Gesamtprojektleiter muss über die notwendige Entscheidungskompetenz innerhalb der Organisation des Auftragnehmer verfügen, um auftauchende Fragestellungen schnell und verbindlich beantworten und ggf. auch vor Ort entscheiden zu können. Für Fälle der Abwesenheit des einheitlichen Gesamtprojektleiters ist ein Vertreter namentlich zu benennen. Die telefonische und schriftliche Erreichbarkeit des einheitlichen Gesamtprojektleiters oder seines Vertreters ist sicherzustellen.